Życie z kalendarzem

Organizacja to niezwykle ważna cecha, która ma ogromny wpływ na wszystkie dziedziny naszego życia: pracę, rodzinę, przyjaciół, nas samych. Wychodzę z założenia, że tylko naprawdę dobrze zorganizowany człowiek jest w stanie znaleźć czas na wszystkie – a przynajmniej na większość – obowiązków i przyjemności w życiu. Dlatego warto zaprzyjaźnić się z kalendarzem!

Pod względem zorganizowania, ludzi można podzielić na trzy grupy: tych, którzy są przywiązani do swojego harmonogramu i wiernie za nim podążają. Tych, którzy coś w nim zapisują, ale raczej rzadko do niego zaglądają (a najczęściej gubią kalendarz po 3 dniach od zakupu) oraz tych, którzy swoje życie prowadzą na totalnym freestyle’u. Praktykowałam wszystkie trzy podejścia i w moim przypadku tylko ścisła organizacja zdaje egzamin. Ale zacznę od końca.

Życie na freestyle’u nie jest dla mnie. Wielokrotnie próbowałam siebie przekonać, że jest inaczej, ale scenariusz zawsze był taki sam: umawiam się z kimś na spotkanie, w głowie próbuję skojarzyć, czy zaproponowany termin nie koliduje z innymi planami. Oczywiście, że nie! Podpowiada mój umysł, który choć jest pojemny, to jednak szybko się opróżnia z mało istotnych informacji. Oczywiście terminu nowego spotkania też nigdzie nie zapisuję, bo przecież zapamiętam. Finał takich sytuacji ma 2 warianty: 1. zapominam o spotkaniu i wpadam w panikę, gdy 15 minut po umówionej godzinie dzwoni mój współtowarzysz pytając, kiedy dojadę, 2. przypominam sobie o spotkaniu na kilka minut przed i wpadam w panikę, że się spóźnię. Jak widzisz, każda opcja wiąże się z paniką, czyli krótko mówiąc nagłym stanem lękowym, przed którym nie da się ochronić, a który niekorzystnie wpływa na układ nerwowy. Oczywiście każdy inaczej reaguje na sytuacje stresowe. Ba, są nawet tacy, którzy w ogóle nie stresują się spóźnieniem, odwołaniem spotkania, czy nie załatwieniem ważnej sprawy w terminie – znam takich. Na przykład mój mąż – on jest najbardziej wyluzowanym człowiekiem na świecie. Czasami mam wrażenie, że w jego przypadku „świat się pomylił” (jak to śpiewała Patrycja Markowska), że powinien urodzić się na Jamajce w oparach jakiejś przyjemnej dla układu nerwowego substancji, z ciemną skórą i dredami. Jest totalnie niekompatybilny z jakimkolwiek terminarzem, a składanie deklaracji odnośnie godziny powrotu do domu parzy mu język. Jeśli jednak nie masz w sobie aż takiej dawki luzu, a niezałatwione sprawy spędzają ci sen z powiek, polecam zaprzyjaźnić się z terminarzem.kalendarz 3„Przede wszystkim planowanie odciąża, pomaga usystematyzować działania, sprawia, że jest się spokojniejszym, a wszystkie zadania znajdują się w jednym miejscu. Pomaga lepiej zarządzać czasem, ustalać priorytety, mierzyć siły na zamiary – widzę, jak na dłoni, co mam do zrobienia i jestem w stanie oszacować ilość czasu na zrealizowanie konkretnego zadania” – twierdzi Karolina Cwalina – Stępniak – certyfikowany Coach z akredytacją PCC ICF. Spokój – trudno o lepsze określenie owocu zorganizowanego życia. Gdy mam usystematyzowany „scenariusz” działań, jestem pewna, że wszystkie moje zadania zostały wykonane lub za chwilę je dokończę. Gdy działam na spontanie to mam wrażenie, że życie wymyka mi się z rąk, tonę, przepadam w otchłani chaosu. Nienawidzę tego uczucia. kalendarz 5Z drugiej zaś strony przyznaję, że planowanie samo w sobie wymaga trochę pracy i przede wszystkim instynktu logistycznego (zwłaszcza na początku). Ale spokojnie, wszystkiego można się nauczyć. „Jednym z najczęstszych błędów jest branie na siebie zbyt wielu zadań jednocześnie. Pełną efektywność łatwiej osiągnąć, skupiając się na jednej rzeczy i doprowadzając ją do końca. Warto więc ustalić, które punkty z listy są najpilniejsze. Kiedy już mamy listę priorytetów warto też dokładnie rozplanować to na kolejne godziny i trzymać się tego harmonogramu. Dajmy sobie trochę więcej czasu na każde zadanie, ale nie rezerwujmy np. godziny na rzecz, która zajmie nam kwadrans, bo wybijemy się z rytmu. W planie dnia koniecznie należy też uwzględnić przerwy. Ja polecam regularne, krótsze przerwy – najlepiej oddzielające od siebie kolejne zrealizowane zadania.” – radzi Karolina Cwalina-Stępniak.

Rozmowa z profesjonalnym Coachem, potwierdziła to, co z obserwacji wywnioskowałam już dawno, a mianowicie, że najwięcej czasu tracimy w…pracy! Wysiadywanie godzin za biurkiem dla zasady nie tylko zabija kreatywność, ale także dezorganizuje realizację celów. Zamiast skupiać się na konkretnych zadaniach, odliczamy godziny do wyjścia do domu. Niby nie ma się do czego przyczepić – w końcu spędzasz całe dni pod okiem pracodawcy, ale w takim przypadku wykonanie obowiązków jest złudne. Niedokończone sprawy kumulują się z dnia na dzień, prowadząc finalnie do fiaska, a to dewastuje poczucie wartości. Nie zrozum mnie źle, nie chcę Cię namawiać do rzucania pracy i rozpoczęcia kariery freelancera – doskonale zdaję sobie sprawę, że w niektórych zawodach jest to niemożliwe. Jest jednak sposób na to, by nie marnować czasu za biurkiem: „Badania pokazują, że ogromna część społeczeństwa marnuje dziennie nawet kilka godzin, będąc w pracy. Internet, telefony, kawa, rozmowy ze znajomymi, papieros… Wyliczać można w nieskończoność. Nie jest dziwne więc, że często nie wystarcza czasu na samą pracę. Jest to problem niezwykle powszechny. Rzeczywistość dookoła dostarcza tak wielu bodźców, że trudno zachować skupienie. Jak sobie z tym poradzić? Po pierwsze odciąć się od rozpraszaczy – wyciszyć telefon lub wyłączyć prywatne powiadomienia, zamknąć okna, które nie są potrzebne w danej chwili. Wiem, łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Dlatego, żeby rezygnować z przyjemności i utrzymać skupienie, trzeba się motywować. Automotywacja to naprawdę trudna sztuka, którą trzeba wyćwiczyć. Warto na przykład myśleć o tym, co zyskam, skupiając się na pracy pomimo zmęczenia czy znudzenia. A zyskam np. w pełni wolny i spokojny czas po pracy. Warto pomyśleć też o przyjemności, którą można się nagrodzić za realizację swoich celów. Efektywny sposób pracy to, podobnie jak wiele innych czynności, nawyk. Im bardziej będziemy zdyscyplinowani, z tym większą łatwością będzie nam to przychodzić po czasie” – radzi Karolina Cwalina-Stępniak.kalendarz 2
Muszę przyznać, że stosunkowo niedawno przekonałam się do elektronicznego plannera, jaki jest dostępny w każdym smartfonie. Zapisuję w nim dosłownie wszystko – spotkania zawodowe, prywatne, wszystkie wydarzenia. Robę w nim listę zakupów, a nawet zaznaczam dzień, w którym powinnam kupić prezent urodzinowy przyjaciółce. Do każdego terminu doliczam pół godziny na dojazd i powrót (to komfortowy zapas na dojazd praktycznie w każde miejsce Warszawy). To naprawdę ułatwia życie, daje komfort kontroli sytuacji i pozwala uniknąć niespodzianek. Wiem, że dużo osób wciąż woli jednak analogowe plannery – książki / zeszyty, w których można odręcznie coś napisać, przekreślić, wykreślić i narysować (bardzo to pochwalam i jednocześnie szanuję wszystkich, którzy pamiętają o noszeniu takiego kalendarza wszędzie ze sobą). Tak naprawdę forma nie ma znaczenia, ważny jest nawyk współpracy z plannerem. Odkąd wszystkie moje aktywności znajdują swoje miejsce w terminarzu, nie zawalam pracy, nie spóźniam się, mam pewność, że wszystkie obowiązki są wykonane. Oczywiście kalendarz nie wydłuża doby, ale na pewno pomaga zrealizować większość planów. A przede wszystkim życie z kalendarzem daje spokój i komfort psychiczny. 

kalendarz 1

Ilustracje: Edyta Klaper

Stopka 1

2 myśli w temacie “Życie z kalendarzem

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s